Banque Lockbox
Qu’est-ce que Lockbox Banking?
Lockbox Banking est un service fourni par les banques aux entreprises pour la réception des paiements des clients. Dans le cadre de ce service, les paiements effectués par les clients sont dirigés vers une boîte postale spéciale au lieu d’aller à l’entreprise. La banque va à la boîte, récupère les paiements, les traite et dépose les fonds directement sur le compte bancaire de l’entreprise.
Comment fonctionne Lockbox Banking
Pour les entreprises qui reçoivent un volume important de paiements ou de chèques de grosses coupures accompagnés de documents de versement, un arrangement de boîte à lettres peut rationaliser les recouvrements et le traitement des paiements. En utilisant une technologie avancée de lockbox, les banques ont mis en place plusieurs centres de communication que les entreprises peuvent utiliser pour recevoir des paiements et des dépôts.
Une entreprise établit une boîte postale pour recevoir les paiements des clients. La banque achemine les dépôts et les communications du jour à son centre de traitement. Les documents de remise de l’entreprise sont numérisés, les informations de paiement sont saisies et les mises à jour de compensation sont transmises à ses comptes clients. Chaque nuit, les données du coffre-fort de l’entreprise sont sauvegardées pour un stockage sécurisé et un accès facile.
Quel est le coût de Lockbox Banking?
Les services bancaires Lockbox peuvent être coûteux . Les banques facturent des frais d’installation et des frais mensuels récurrents. Ils facturent également des frais par transaction. Leur système de tarification n’est généralement pas simple et difficile à lire. Les départements de service de casiers standard traitent plusieurs milliers de chèques par mois et facturent le temps. Les minutes chargées s’additionnent rapidement. Ainsi, même si la banque peut être plus efficace que votre propre back-office, elle s’appuie toujours sur un degré raisonnable de traitement manuel qui entraîne des coûts de main-d’œuvre.
Les avantages et les inconvénients de Lockbox Banking
Comme pour la plupart des services de traitement des paiements, il existe à la fois des avantages et des inconvénients pour les services bancaires en lockbox. Il offre aux entreprises un moyen très efficace de déposer les paiements des clients. Cela est particulièrement avantageux si une entreprise est incapable de déposer des chèques en temps opportun ou si elle reçoit constamment les paiements des clients par la poste.
D’un autre côté, les opérations bancaires de type lockbox peuvent également être très risquées. Les employés de banque qui ont accès aux casiers sont rarement surveillés, ce qui ouvre la situation à une éventuelle fraude. La fraude se produit principalement sous forme de contrefaçon de chèques, car les chèques qui se trouvent dans les boîtes aux lettres fournissent toutes les informations nécessaires pour faire des contrefaçons.
[Important: Une entreprise peut se protéger contre une telle fraude en utilisant une banque en qui elle a confiance et en surveillant constamment son coffre-fort.]
Considérations particulières
Les entreprises qui utilisent les services bancaires en lock-out peuvent réduire considérablement leurs coûts de traitement internes, accélérer les recouvrements et convertir plus rapidement leurs créances en espèces. Il n’est pas nécessaire pour les entreprises de préparer leurs propres dépôts bancaires ou de tenir des registres comptables, car cela se fait automatiquement par le biais des services bancaires en lock-out.
Une partie du traitement des boîtes aux lettres est effectuée quotidiennement, afin que les entreprises puissent accroître leur contrôle et leur efficacité dans la gestion des créances tout en améliorant les contrôles d’audit et la sécurité des données. Les entreprises bénéficient de capacités de reporting améliorées avec un accès quotidien aux montants des dépôts, à la disponibilité des fonds et aux informations de paiement, y compris des images électroniques des paiements et des coupons traités.
Points clés à retenir
- Lockbox Banking est un service fourni par les banques aux entreprises pour la réception des paiements des clients.
- Il y a des avantages et des inconvénients en ce qui concerne les services bancaires en lockbox; bien que cela soit pratique, cela peut également être risqué et conduire à une fraude potentielle, comme la contrefaçon.
- En utilisant une technologie avancée de lockbox, les banques ont mis en place plusieurs centres de communication que les entreprises peuvent utiliser pour recevoir des paiements et des dépôts.
- Les entreprises peuvent utiliser les services bancaires de type lockbox pour réduire leurs coûts de traitement internes, convertir rapidement leurs créances en espèces et accélérer les recouvrements.