Enregistrement d’en-tête de lot

Qu’est-ce qu’un enregistrement d’en-tête de lot?

Un enregistrement d’en-tête de lot est une information standard concernant le transfert d’un groupe de données (un lot), généralement dans le domaine bancaire. L’enregistrement d’en-tête de lot contient identifie l’origine d’une transaction et récapitule les débits et les crédits impliqués, ce qui est crucial pour le traitement réussi du lot.

Bien que l’enregistrement d’en-tête de lot soit principalement utilisé dans les transactions bancaires, il est également utilisé dans d’autres transferts importants, tels qu’entre entreprises, départements et hôpitaux.

Fonctionnement des enregistrements d’en-tête de lot

Dans le secteur bancaire, l’enregistrement d’en-tête de lot est utilisé dans la chambre de compensation automatisée (ACH), qui est un système de transfert électronique de fonds orienté lots. Pour commencer, la transaction reçoit un enregistrement d’en-tête de fichier pour identifier l’origine et les caractéristiques du fichier. Ceci est suivi d’un certain nombre de lots, chacun avec son propre enregistrement d’en-tête de lot. Lorsqu’il est combiné avec les enregistrements de détail de l’entrée, l’enregistrement d’en-tête de lot décrit entièrement la transaction.

Chaque lot contient également des enregistrements de détails d’entrée, chacun d’entre eux pouvant être suivi d’un ou plusieurs enregistrements d’addenda, selon les besoins ou selon les exigences du code SEC utilisé.

Le traitement par lots est le traitement des  transactions  dans un groupe ou un lot. Aucune interaction de l’utilisateur n’est requise une fois le traitement par lots en cours. Cela différencie le traitement par lots du traitement des transactions, qui implique le traitement des transactions une à la fois et nécessite une interaction de l’utilisateur.

Si le traitement par lots peut être effectué à tout moment, il est particulièrement adapté au traitement de fin de cycle, comme le traitement des rapports d’une banque en fin de journée ou la génération de paies mensuelles ou bimensuelles .

Informations incluses dans l’enregistrement d’en-tête de lot

En règle générale, un enregistrement d’en-tête de lot commence par un code de type d’enregistrement, un code numérique qui indique que l’enregistrement est un enregistrement d’en-tête de lot. L’enregistrement d’en-tête de lot identifie également la société ou l’organisation d’où provient le lot à suivre. Il identifiera également le but des entrées trouvées dans le lot. Par exemple, un donneur d’ordre peut inclure un code tel que «Salary» ou «Electric Bill» dans le code d’en-tête de lot pour indiquer le but des transactions à décrire dans les entrées de lot.

Le code d’en-tête du lot indiquera en outre la date d’entrée effective de toutes les transactions incluses dans le lot. Ces données s’appliquent à tous les enregistrements de détail d’entrée dans le lot.

Si l’expéditeur souhaite modifier ou modifier l’une des données de date d’entrée effective ou de finalité, il doit créer un nouveau lot afin de classer ces données sous l’enregistrement d’en-tête de lot. Par exemple, si un initiateur souhaite traiter les paiements à la fois pour le salaire normal et les primes des employés, il doit créer deux lots avec deux enregistrements d’en-tête de lot, un pour « Paie » et un pour « Bonus ». Les informations incluses dans l’enregistrement d’en-tête de lot sont essentielles au traitement efficace et précis du lot.