Demande de proposition (RFP)
Table des matières
Développer
- Qu’est-ce qu’une demande de propositions?
- Comprendre un appel d’offres
- Exigences pour une demande de propositions
- Avantages d’un appel d’offres
- RFP vs RFQ vs RFI
- Exemple de RFP
- FAQ sur les demandes de propositions
- La ligne de fond
Qu’est-ce qu’une demande de proposition (RFP)?
Une demande de proposition (RFP) est un document commercial qui annonce un projet, le décrit et sollicite des offres auprès d’entrepreneurs qualifiés pour le mener à bien. La plupart des organisations préfèrent lancer leurs projets à l’aide d’appels d’offres, et de nombreux gouvernements les utilisent toujours.
Lorsqu’elle utilise un appel d’offres, l’entité qui demande les offres est responsable d’évaluer la faisabilité des offres soumises, la santé financière des entreprises soumissionnaires et la capacité de chaque soumissionnaire à entreprendre le projet.
Points clés à retenir
- Une demande de proposition (DP) est une annonce de projet publiée publiquement par une organisation indiquant que des soumissions pour les entrepreneurs pour terminer le projet sont recherchées.
- Le RFP définit le projet, tant pour l’entreprise qui le délivre que pour les entreprises qui y répondent.
- La demande de propositions décrit le projet, ses objectifs et l’organisation qui le parraine et décrit le processus d’appel d’offres et les conditions du contrat.
- Les appels d’offres sont utilisés par la plupart des agences gouvernementales et de nombreuses entreprises et organisations privées.
- L’alternative est un processus moins formel qui peut ne pas identifier le meilleur fournisseur et le meilleur plan pour réaliser un projet.
Comprendre une demande de proposition (RFP)
Les appels d’offres sont utilisés pour des projets complexes, nécessitant souvent un certain nombre de sous-traitants. Ils décrivent l’organisation qui émet la demande de propositions, la portée du projet entrepris et les critères d’évaluation des candidatures. Ils décrivent également le processus d’appel d’offres et les conditions du contrat.
Les demandes comprennent un énoncé des travaux décrivant les tâches à exécuter par le soumissionnaire retenu et le calendrier pour terminer les travaux.
Les appels d’offres conseillent également les soumissionnaires sur la manière de préparer les propositions, avec des conseils spécifiques sur la manière dont les offres doivent être formatées et présentées. Ils comprennent généralement des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure et le format souhaité.
La proposition ne doit pas être si détaillée qu’elle entrave la créativité de l’entrepreneur, ou si vague que l’entrepreneur reste perplexe.
La plupart des appels d’offres sont émis par des agences gouvernementales et d’autres organisations du secteur public. Ils sont généralement tenus d’ouvrir la concurrence entre les entreprises privées et d’éliminer les préjugés du processus. Les agences veulent s’assurer qu’elles obtiennent l’offre la plus basse et la plus compétitive.
Cependant, toute organisation privée ou publique peut lancer un appel d’offres pour obtenir plusieurs offres et une variété de perspectives sur le projet.
Par exemple, une entreprise qui souhaite changer son processus de reporting d’un système papier à un système informatisé peut soumettre une demande de proposition de matériel, de logiciel et un programme de formation des utilisateurs pour établir et intégrer le nouveau système affaires. Un processus d’appel d’offres peut leur donner un meilleur aperçu des alternatives disponibles.
Exigences pour une demande de proposition (RFP)
Les agences gouvernementales ou d’autres entités peuvent être tenues de lancer des demandes de propositions pour assurer une concurrence complète et ouverte et réduire le coût d’une solution. Accepter une proposition qui répond le mieux aux spécifications ne signifie pas toujours l’offre la moins chère.
La création habile d’une demande de proposition peut garantir le succès ou l’échec de la solution résultante. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, le soumissionnaire peut ne pas concevoir et mettre en œuvre une solution adéquate au problème. Si les exigences sont trop détaillées et restrictives, l’innovation des soumissionnaires peut être limitée.
Le processus de demande de propositions commence par la rédaction d’une demande de proposition. Les soumissionnaires examinent la demande de soumissions et soumettent des suggestions d’amélioration. Après la mise en œuvre des commentaires, la demande de proposition finale est émise. Les soumissionnaires soumettent ensuite leurs propositions.
Le client réduit la sélection à un petit groupe de soumissionnaires et entame des négociations sur les prix et les détails techniques. Le client peut demander aux soumissionnaires restants de soumettre une meilleure offre finale avant d’attribuer un contrat. Le contrat est ensuite présenté à l’entreprise apportant la meilleure solution au problème.
Avantages d’une demande de propositions (RFP)
Une demande de propositions est, en partie, une publicité. Il annonce qu’un projet est en cours et ouvre la porte à des candidats qualifiés qui peuvent faire le travail.
Au gouvernement, la demande de propositions a été adoptée comme un moyen de s’assurer que le copinage est éliminé en tant que facteur de récompense des contrats. Cela ouvre également le processus à la concurrence, ce qui devrait permettre de réduire les coûts des projets.
L’alternative à une demande de propositions est un processus moins formel exigeant qu’un chef de projet recherche et identifie des fournisseurs potentiels pour un projet. Selon le degré d’exhaustivité de la recherche, les réponses potentielles peuvent être limitées. Les nouveaux fournisseurs et les réponses innovantes peuvent être moins susceptibles d’être découverts.
RFP vs RFQ vs RFI
Une demande de proposition (RFP), une demande de devis (RFQ) et une demande d’informations (RFI) sont trois types distincts de documents que les entreprises et d’autres entités utilisent pour contacter la communauté des affaires pour les fournisseurs ou les entrepreneurs qu’ils peuvent être en mesure travailler avec.
- Une demande de proposition, comme indiqué ci-dessus, annonce un projet spécifique qui est planifié et sollicite des entrepreneurs capables de faire le travail.
- Une demande de devis (RFQ) est une sollicitation envoyée à un certain nombre de fournisseurs à la recherche d’offres pour un contrat visant à fournir des produits ou services spécifiques. La demande doit spécifier la qualité et la quantité nécessaires, ainsi que le calendrier souhaité par l’entreprise ou l’organisation.
- Une demande d’informations (RFI) est une sollicitation auprès des fournisseurs d’informations écrites sur les produits et services qu’ils peuvent fournir. Il pourrait être utilisé pour rassembler des informations pour une base de données de fournisseurs pour référence future.
Exemple de demande de proposition (RFP)
Supposons, par exemple, que la Federal Railroad Administration publie une demande de propositions pour financer, concevoir, construire, exploiter et entretenir un système ferroviaire à grande vitesse.
Les parties intéressées soumettent des propositions répondant aux exigences décrites dans le document. Sur la base des propositions reçues avant la date limite, le ministère des Transports établit des commissions pour un examen plus approfondi et l’élaboration des propositions.
Le DOT choisit la proposition qui englobe le plus ses objectifs et engage l’entreprise pour effectuer les travaux.
Un regard sur une demande de propositions détaillée
Cet exemple de demande de proposition d’une organisation à but non lucratif montre le niveau de détail nécessaire, dans ce cas, pour une proposition de refonte du site Web de l’organisation. La proposition décrit le projet, donne un aperçu de l’organisation et définit ses objectifs pour son site Web. Il détaille également les produits et services qui doivent être fournis et définit en détail le contenu, la conception et la fonctionnalité du site Web proposé.
L’exemple est fourni par TechSoup, un site qui fournit une bibliothèque d’informations pratiques et des exemples d’appels d’offres pour les organisations à but non lucratif.
FAQ sur les demandes de propositions (RFP)
Voici les réponses à certaines questions fréquemment posées sur les appels d’offres.
Que signifie RFP?
Un appel d’offres (RFP) est un appel d’offres ouvert pour réaliser un nouveau projet proposé par l’entreprise ou une autre organisation qui le délivre. Il vise à ouvrir la concurrence et à encourager une variété de propositions alternatives qui pourraient être envisagées par les planificateurs du projet.
Quelles sont les exigences de la demande de propositions?
Une demande de propositions doit décrire et définir le projet de manière suffisamment détaillée pour attirer des réponses viables.
Le soumissionnaire potentiel doit être en mesure de comprendre la nature de l’entreprise et les objectifs qu’il souhaite atteindre avec le projet. Le projet doit être défini de manière suffisamment détaillée pour que le soumissionnaire en comprenne clairement la portée et tous les produits et services qui doivent être fournis pour le réaliser. Le format des propositions attendues doit également être détaillé. Des réponses uniformes sont nécessaires pour comparer et contraster les offres.
Les appels d’offres suivent un format assez rigide, bien que ce format puisse varier selon les agences et les entreprises qui les préparent. Cet échantillon du Center for Planning Excellence de Baton Rouge, en Louisiane, montre les éléments d’un appel d’offres typique, qui comprennent une introduction et un contexte, une description des produits livrables et des informations sur les critères de sélection.
Quelle est la différence entre RFP et RFQ?
Supposons qu’une quincaillerie agrandisse son département de fournitures de jardinage et ait besoin de trouver les fournisseurs nécessaires pour remplir ses étagères. Il peut envoyer une demande de devis (RFQ) à un certain nombre de fournisseurs potentiels de produits de jardinage. Les réponses lui permettront d’établir une relation avec un ou plusieurs fournisseurs de la quantité et de la qualité des biens dont il a besoin, à un prix établi.
Lorsqu’une entreprise ou une autre organisation envoie une demande de devis, elle sait exactement ce dont elle a besoin et recherche le ou les meilleurs fournisseurs.
Un appel d’offres est un processus plus ouvert. L’entreprise ou l’organisation recherche des entrepreneurs qualifiés pour réaliser un nouveau projet. Le projet et ses objectifs sont définis en détail mais il y a place pour la créativité dans les réponses. Par exemple, une demande de propositions pour un parc pour enfants pourrait permettre à l’entrepreneur de proposer l’aménagement, l’équipement et les commodités précis que le parc pourrait contenir.
Quand utiliseriez-vous une demande de propositions?
Les entreprises, grandes et petites, ont généralement juste assez de ressources pour maintenir leurs activités actuelles. S’ils veulent entreprendre un nouveau projet, ils n’ont ni les ressources ni l’expertise nécessaires pour l’ajouter à la charge de travail.
Dans de tels cas, la demande de propositions donne à l’entreprise un moyen efficace de recruter l’expertise dont elle a besoin pour mener à bien le projet.
Que se passe-t-il après la demande de propositions?
La demande de propositions est suivie des Ps. Les propositions sont soumises pour examen. Selon la taille et la portée du projet, cet examen peut être un processus à plusieurs niveaux impliquant un certain nombre de comités. Les agences gouvernementales, en particulier, ne sont pas connues pour agir avec agilité.
Quelle que soit la durée, le processus d’examen est utilisé pour restreindre les propositions à quelques finalistes qui peuvent être invités à soumettre des informations supplémentaires en vue d’une sélection finale et d’une date de début du projet.
La ligne de fond
Le RFP définit le projet, tant pour l’entreprise qui le délivre que pour les entreprises qui y répondent. Une demande de propositions bien rédigée exprime l’intention derrière la proposition et garantit que le résultat final répondra aux attentes.
Cela garantit également un processus ouvert. Idéalement, plusieurs soumissionnaires répondront. Cela donne à l’organisation l’occasion d’étudier une variété d’approches et de prix et de choisir celle qui répond le mieux à ses besoins.