Demande de devis (RFQ)
Qu’est-ce qu’une demande de devis (RFQ)?
Une demande de devis (RFQ), également appelée appel d’offres (IFB), est un processus dans lequel une entreprise sollicite des fournisseurs et des entrepreneurs sélectionnés pour soumettre des devis et des offres pour avoir la possibilité de réaliser certaines tâches ou certains projets. Le processus d’appel d’offres est particulièrement important pour les entreprises qui ont besoin d’un approvisionnement constant d’un nombre spécifique de produits standard. Les entreprises peuvent envoyer des RFQ seules ou avant une demande de proposition (RFP).
Fonctionnement des demandes de devis
Un appel d’offres est généralement la première étape de la soumission d’une demande de proposition (RFP). Ces deux documents sont similaires car ils fournissent des détails sur le projet ou les services requis, mais les appels d’offres demandent généralement un devis plus complet. En outre, les entreprises conçoivent généralement des appels d’offres pour des produits génériques dans lesquels la quantité nécessaire est connue, et les appels d’offres concernent des projets de niche uniques où les quantités et les spécifications sont inconnues.
Points clés à retenir
- Une demande de devis (RFQ) est un processus métier dans lequel une entreprise sollicite des devis auprès de certains fournisseurs et sous-traitants pour une tâche ou un projet spécifique.
- Un appel d’offres peut être envoyé seul ou en tandem avec un appel d’offres (RFP).
- Une entreprise envoie généralement une demande de prix lorsque la quantité d’un produit standard est connue et que les besoins sont permanents.
- Les appels d’offres ne génèrent pas d’offres et de devis non sollicités, car les entreprises ciblent des fournisseurs et sous-traitants spécifiques.
En plus de la tarification, les appels d’offres peuvent inclure des détails tels que les conditions de paiement, les facteurs pouvant influencer la sélection des offres d’une entreprise, la date limite de soumission, etc. Une agence gouvernementale qui souhaite acheter 500 ordinateurs avec une taille de disque dur et une vitesse de traitement spécifiques, par exemple, enverrait une demande de devis à plusieurs fournisseurs en tant que soumissionnaires potentiels.
Étant donné que le format de l’appel d’offres est uniforme au sein d’une entreprise donnée, lorsque les appels d’offres reviennent avec des devis, l’entreprise qui sollicite peut les comparer facilement. En règle générale, un processus d’appel d’offres se compose de quatre sections: la phase de préparation, la phase de traitement, la phase d’attribution et la phase de clôture. La société attribuera généralement le contrat au fournisseur qui répond aux critères minimaux de qualification et présente l’offre la plus basse.
Considérations particulières
Les appels d’offres ne sont pas des annonces publiques. Étant donné que la société qui sollicite envoie des appels d’offres uniquement aux entreprises en qui elle a confiance, elle n’a pas besoin de préparer de longs documents d’ approvisionnement. De plus, contrairement à une sollicitation publique, une entreprise ne peut récupérer que le nombre d’offres qu’elle a demandées, ce qui permet également de gagner du temps.
L’utilisation d’une demande de prix réduit le temps nécessaire pour acheter des biens ou des services. Il offre également un certain degré de sécurité car une entreprise ne recevra des offres que des fournisseurs qu’elle préfère. D’un autre côté, comme les appels d’offres réduisent la concurrence, une entreprise peut manquer de recevoir le prix le plus bas disponible ou de se renseigner sur de nouveaux fournisseurs de haute qualité.
Lorsqu’une entreprise reçoit un devis en réponse à un appel d’offres, il ne s’agit ni d’une offre ni d’un contrat contraignant. L’avocat proposera le travail au vendeur choisi en lui envoyant un bon de commande, qui, en fait, est un contrat précisant les termes et conditions du travail. Lorsqu’un fournisseur accepte et signe le bon de commande, le contrat commence.