Confirmation positive

Qu’est-ce qu’une confirmation positive?

La confirmation positive est une enquête d’audit qui oblige le client à répondre, confirmant l’exactitude d’un article. Une confirmation positive nécessite une preuve d’exactitude en affirmant que les informations d’origine étaient correctes ou en fournissant les informations correctes si elles sont incorrectes.

Comprendre la confirmation positive

La confirmation positive fait partie des procédures de confirmation que les auditeurs utilisent pour confirmer des informations spécifiques. Le destinataire de la lettre doit répondre pour confirmer l’exactitude ou fournir des informations et les renvoyer à l’auditeur. Voici quelques exemples des informations requises des auditeurs:

• Les montants et les descriptions des différents types de passifs
• Informations sur les comptes bancaires, y compris les soldes
• Montants et types de stocks
• Investissements ou titres
• Copies des factures de vente pour s’assurer que les ventes ont été effectuées
• Informations ou copies des factures d’expédition pour s’assurer que les produits ont été expédiés

Analyse de confirmation

Les auditeurs utilisent également des lettres de confirmation positives pour vérifier les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs ou les entreprises. Les comptes fournisseurs sont des dettes à court terme des entreprises envers leurs fournisseurs. Les comptes débiteurs représentent les sommes dues par les clients d’une entreprise pour la vente de biens. Les créances et les dettes ont généralement des conditions de paiement de 30, 60 ou 90 jours, ce qui signifie qu’un paiement doit être effectué dans ce délai.

Un vérificateur peut vérifier l’exactitude des registres des comptes clients examinés en déterminant si les registres reflètent fidèlement les transactions qui ont eu lieu entre l’entreprise et ses clients. Le fait de contacter directement les clients permet aux auditeurs de vérifier que les comptes répertoriés existent réellement, que les soldes indiqués comme dus sont corrects et que les paiements marqués comme reçus sont vrais.

Les comptes débiteurs sont des actifs à court terme et peuvent être utilisés par les entreprises comme garantie pour obtenir des prêts ou du financement auprès des banques. Par conséquent, il est important que les créances soient vérifiées pour confirmer que les ventes ont été effectuées et pour confirmer que les fonds provenant des ventes sont collectés à temps.

Si une entreprise souhaite vérifier ses comptes fournisseurs, elle doit examiner tous les fonds sortants associés aux dettes ou aux paiements des créanciers. Le processus peut exiger un examen des facturations et un rapprochement de ces montants avec les paiements qui ont été enregistrés comme étant effectués. En outre, l’entreprise peut choisir de faire correspondre les montants susmentionnés aux retraits réels des comptes de paiement pour confirmer l’exactitude.

De nombreuses startups fintech ont vu le jour pour résoudre la numérisation de ce processus. Taulia, Tipalti, C2F0 et Liquidx sont tous des noms exploitant les solutions de numérisation des comptes fournisseurs et des comptes clients. Ces services ouvrent des portes de simplification ainsi que des défis en matière d’audit et de confirmation positive.

Confirmation positive vs négative

Alors que la confirmation positive nécessite des informations à l’appui malgré l’exactitude des enregistrements originaux, la confirmation négative nécessite une réponse uniquement en cas de divergence. Lors d’une demande de confirmation négative, une entreprise peut être invitée à confirmer qu’un solde de compte est répertorié à un montant spécifique, tel que 100 000 $. Si le solde du compte courant est de 100 000 USD, aucune action supplémentaire n’est requise.

Si le solde diffère, des informations supplémentaires doivent être fournies pour expliquer la différence. Des lettres de confirmation négatives sont également utilisées pour déterminer si le destinataire souhaite se retirer d’un événement décrit dans la lettre.

La confirmation négative est plus couramment utilisée si les dossiers de l’individu ou de l’entreprise sont généralement considérés comme très précis. En règle générale, l’entreprise qui reçoit une confirmation négative est réputée avoir des exigences internes et des pratiques commerciales strictes. En conséquence, la confirmation négative est beaucoup moins coûteuse et prend beaucoup de temps pour les auditeurs, car ils n’ont généralement besoin d’envoyer qu’une seule lettre.

À l’inverse, les demandes de confirmation positive sont plus impliquées puisque les dossiers financiers doivent être fournis même si les informations d’origine de la lettre étaient correctes. En outre, les demandes de confirmation positive sont plus susceptibles d’être utilisées si les livres de l’entreprise sont soupçonnés de contenir des erreurs. Cependant, une lettre de confirmation positive est plus courante dans les transactions complexes car elle est plus précise et garantit que tout le monde est sur la même page ou dispose des mêmes informations financières. Dans le domaine des prêts, par exemple, les auditeurs utilisent des confirmations positives aux banques et aux entreprises pour déterminer le montant exact d’une dette.

En conséquence, une confirmation positive a tendance à être une meilleure représentation des informations financières qu’une confirmation négative puisqu’il s’agit d’une demande explicite qui a été retournée par le destinataire. En cas de litige, une confirmation positive est une preuve matérielle que l’information a été confirmée.

Exemple de confirmation positive

Si un individu ou une entité commerciale est sélectionné pour un audit par l’ Internal Revenue Service (IRS), le contribuable doit produire des enregistrements pour confirmer les informations répertoriées dans les déclarations de revenus sélectionnées. L’audit peut inclure une demande de confirmation positive pour toutes les sources de revenus, la vérification des déductions applicables prises et la preuve des gains ou pertes réclamés.

Même si les informations requises pour l’audit correspondent à ce qui a été rapporté, toutes les preuves doivent être soumises pour satisfaire aux exigences de l’audit.