Règle d’enregistrement
Quelle est la règle d’enregistrement?
La règle d’enregistrement exige une surveillance spéciale despersonnesenregistrées à la FINRA ayant des antécédents troublés et des entreprises qui embauchent de telles personnes en grand nombre. Plus officiellement connue sous le nom de règle 3170 de l’Autorité de réglementation du secteur financier, «Enregistrement sur bande des personnes inscrites par certaines entreprises», la soi-disant «règle d’enregistrement» vise à répondre à un besoin global de surveillance accrue de certains représentants inscrits dont la réglementation et la conformité sont en difficulté . records.
Il aborde également les circonstances et les besoins spéciaux de surveillance lorsqu’une entreprise embauche un grand nombre de personnes disciplinées qui travaillaient auparavant dans une entreprise qui a été expulsée ou dont l’enregistrement a été révoqué et où elles n’étaient pas correctement supervisées et formées.
Points clés à retenir
- La règle d’enregistrement est une ordonnance de la FINRA qui accorde une surveillance et une surveillance supplémentaires afin de surveiller les entreprises qui embauchent des représentants inscrits qui ont des antécédents de problèmes de conformité.
- Les exigences d’enregistrement varient en fonction de la taille de l’entreprise disciplinée.
- Tous les enregistrements effectués doivent être conservés pendant une période d’au moins trois ans à compter de la date de leur création, les deux premières années dans un endroit facilement accessible.
- Chaque société d’enregistrement doit cataloguer les bandes conservées par personne enregistrée et par date.
Comprendre la règle d’enregistrement
La règle d’enregistrement est entrée en vigueur le 1er décembre 2014 et a été adoptée dans le règlement consolidé de la FINRA remplaçant larègle 3010 (b) (2) de la NASD, bien que les dispositions de la règle d’enregistrement soient entrées en vigueur en 1998 lorsque la Securities and Exchange Commission (SEC) a approuvé des modifications à la règle NASD. Plus précisément, la SEC a approuvé l’exigence selon laquelle les membres «établissent, appliquent et maintiennent des procédures de supervision écrites spéciales, y compris l’enregistrement sur bande des conversations, lorsqu’ils ont embauché plus d’un pourcentage spécifié de les personnes de certaines entreprises qui ont été expulsées ou dont l’inscription de courtier / concessionnaire a été révoquée pour violation des règles de pratique de vente («entreprises disciplinées»).
Supervision du cabinet de règles d’enregistrement en pratique
Selon la FINRA, la règle d’enregistrement « exige qu’une entreprise établisse, applique et maintienne des procédures écrites spéciales supervisant les activités de télémarketing de toutes ses personnes enregistrées, y compris l’enregistrement sur bande des conversations, si l’entreprise a embauché plus d’un pourcentage spécifié de personnes appartenant à des entreprises qui répondent à la définition de «cabinet discipliné» de la règle 3170 de la FINRA. » Pour aider les entreprises à se conformer à la règle 3170 de la FINRA, la FINRA fournit une« liste des entreprises disciplinées », identifiant les entreprises qui répondent à la définition de« cabinet discipliné. »
Le pourcentage utilisé pour déterminer si les procédures de surveillance doivent être adoptées dépend de la taille de l’entreprise. Il varie de 40% pour une petite entreprise à 20% pour une grande entreprise. Les procédures de surveillance consistent à enregistrer toutes les conversations téléphoniques entre les employés inscrits et les clients potentiels et existants pendant trois ans. En janvier 2021, six entreprises étaient reconnues par la FINRA comme des entreprises disciplinées.
Les entreprises doivent s’assurer d’enregistrer sur bande tout moyen de télécommunication régulièrement utilisé par les personnes inscrites pour communiquer avec les clients. Cela comprend les lignes fixes et les téléphones cellulaires. Si l’enregistrement du téléphone cellulaire n’est pas possible, l’entreprise doit interdire leur utilisation lors de la communication avec les clients, à moins que leur utilisation ne soit justifiée pour d’autres raisons commerciales.