Les banques peuvent authentifier vos documents gratuitement
Si vous avez besoin de faire légaliser un document, une solution simple et gratuite peut souvent être trouvée dans l’agence la plus proche de votre banque. Un document est notarié lorsqu’un tiers, connu sous le nom de notaire, vérifie votre identité, vous témoigne en signant le document et, dans certains cas, vous oblige à jurer ou à affirmer que les faits du document sont véridiques.1 La notarisation couvre presque tous les types de documents juridiques, y compris les lettres d’indemnisation.
Étant donné que les banques traitent de nombreux documents qui doivent être notariés, il est courant que certains employés de la banque soient notaires et que la banque offre des services notariaux gratuits à ses clients. Si vous n’êtes pas client, des frais peuvent vous être facturés ou vous pouvez vous adresser à votre propre banque.
Comment fonctionne la notarisation
Le processus de notarisation est généralement simple. Vous présentez un document à un notaire et le signez en sa présence. Après cela, le notaire authentifie officiellement le document à l’aide d’un cachet officiel, écrit la date et ajoute sa propre signature. Le notaire demande généralement à voir une pièce d’identité avec photo pour vérifier que vous êtes bien la personne dont il authentifie la signature sur le document. Le notaire confirmera également que vous comprenez le sens de ce que vous signez et que vous le faites intentionnellement.
Bien que presque tous les documents puissent être notariés, certains des plus courants comprennent les déclarations sous serment, les actes de fiducie, les contrats de location, les copies de certifications, les désignations de bénéficiaire pour les comptes de retraite, les billets à ordre et les factures de vente de véhicules automobiles.
L’importance du notaire témoin de votre signature
Lorsque vous faites notarié un document, le notaire certifie votre identité et que vous êtes la personne qui signe le document notarié. Pour cette raison, le notaire doit vous témoigner la signature du document. Cela signifie que vous ne devez pas le signer avant de voir le notaire. Les notaires prêtent le serment légal de n’autoriser aucun document à moins qu’ils n’aient été témoins de sa signature par la partie appropriée.
Si vous signez par erreur un document à l’avance, vous devrez peut-être le renvoyer avec une copie non signée du document. Après avoir témoigné que vous avez signé la copie, le notaire comparera cette signature à celle que vous avez faite sur l’original. Si les signatures semblent correspondre, le notaire authentifiera le document original pour vous. Dans certains cas, le notaire peut légaliser la copie et n’aura pas besoin de notariser le document original.
Types de notarisation
Il existe plusieurs types de notarisation. Voici ce qui se passe avec chacun d’eux.
- Témoignage de signature. C’est la notarisation la plus courante. Le notaire certifie que vous êtes qui vous prétendez être et qu’il vous a vu signer le document.
- Reconnaissance. Ce type est utilisé pour les documents qui transmettent la propriété d’ actifs tels que les actes de propriété, les procurations ou les fiducies. Il vous oblige à vous présenter en personne et à déclarer (reconnaître) que la signature existante sur le document est la vôtre, que vous aviez l’intention de le signer et que vous acceptez les dispositions du document.
- Copier la certification. Dans ce type de notarisation, le notaire fait une copie d’un document original et certifie que la copie est vraie, exacte et complète. Cela pourrait être fait pour des documents tels que des diplômes universitaires ou des relevés de notes, des passeports et des permis de conduire.
- Jurat. Effectuée sur des affidavits, des dépositions et d’autres types de documents de preuve, cela vous oblige à signer le document, puis à jurer ou à affirmer que les déclarations contenues dans le document sont vraies.
Notariser gratuitement à votre banque
Il est de coutume pour presque toutes les banques américaines – certainement toutes les grandes banques des centres monétaires, telles que JPMorgan Chase & Co., Bank of America Corp. et Wells Fargo & Co. – d’avoir un notaire parmi le personnel de la plupart de leurs succursales. Sinon, le directeur de la succursale, ou même un caissier ou un banquier personnel, peut généralement vous diriger vers une succursale locale de la banque qui a un notaire sur place.
La plupart des banques fournissent des services notariaux gratuits à leurs clients. Si vous n’êtes pas client de la banque, la banque peut vous facturer le service de notaire ou refuser de fournir le service et vous suggérer de vous adresser à votre propre banque.
Autres emplacements qui notarisent des documents gratuitement
D’autres sociétés de services financiers, telles que les coopératives de crédit, les épargnants, les sociétés immobilières, les sociétés de préparation de déclarations de revenus ou les bureaux de compagnies d’assurance, ont également généralement des notaires disponibles et fournissent ce service aux clients sans frais. Parmi les autres endroits qui ont généralement un notaire parmi le personnel, on compte les cabinets d’avocats, les bureaux du greffier local du tribunal et certaines bibliothèques publiques. Les pharmacies ou les cabinets médicaux peuvent également offrir des services notariaux gratuits pour les dossiers médicaux.
Si tout le reste échoue, les magasins UPS et votre bureau AAA local fournissent souvent des services de notaire pour une somme modique.5 Si vous obtenez quelque chose de notarié gratuitement, il est approprié de donner un pourboire au notaire de quelques dollars pour la prestation du service.